Política de privacidad

1. Quiénes somos y nuestro papel

LedgerOnCue es un servicio de software de contabilidad y gestión financiera que opera USProFin Systems LLC, 175 Fontainebleau Blvd, Suite 2G4, Miami, FL 33172, Estados Unidos ("nosotros"). Esta política explica cómo tratamos la información cuando usted visita o usa LedgerOnCue.

LedgerOnCue lo usan firmas de contabilidad y teneduría de libros ("Firmas") para atender a sus clientes empresariales. Cuando una Firma carga o gestiona los registros de sus clientes, la Firma decide qué se recopila y para qué, y nosotros tratamos esa información por cuenta de la Firma, como su proveedor de servicios. Si usted es cliente de una Firma, también le aplica el aviso de privacidad de esa Firma, y debe enviarle primero a ella sus solicitudes sobre sus registros. Nosotros ayudaremos a la Firma a responder.

2. Información que recopilamos

Según cómo use LedgerOnCue, podemos tratar:

• Datos de cuenta y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, nombre y dirección del negocio, rol, y registros de inicio de sesión y de autenticación multifactor.
• Registros financieros: estados de cuenta bancarios y de tarjetas cargados y otros documentos financieros, descripciones de transacciones, importes, fechas, nombres de comercios, identificadores de cuenta (como los últimos dígitos del número de cuenta) y saldos.
• Formularios fiscales de proveedores: datos del W-9 enviados por un enlace seguro, incluidos el nombre, la dirección, la clasificación fiscal, el número de identificación tributaria del proveedor (SSN o EIN) y la evidencia de la firma electrónica (fecha y hora, dirección IP y navegador), y otra información sensible o confidencial que la Firma requiere para verificar la identidad del proveedor, como la imagen de una identificación oficial con foto.
• Comunicaciones: mensajes del chat de soporte, preguntas que una Firma envía a sus clientes y sus respuestas, y correos electrónicos.
• Portal del cliente: nombres, correos y registros de acceso de las personas que una Firma invita a su portal del cliente, las cifras y los documentos que la Firma comparte allí (que pueden incluir declaraciones de impuestos), los archivos y mensajes intercambiados con la Firma y un registro de la actividad del portal. Tratamos esta información por cuenta de la Firma; la Firma decide qué se comparte y quién puede verlo.
• Facturas: cuando una firma o un negocio usa la facturación, las facturas que crea y los datos de sus clientes que introduce (como nombre, correo, dirección, conceptos e importes). Los tratamos por cuenta de ese negocio para emitir, enviar y dar seguimiento a la factura. Si el negocio crea un enlace para compartir, cualquier persona que tenga el enlace puede ver y descargar esa factura hasta que el enlace venza (60 días) o el negocio lo desactive; el negocio decide a quién se lo envía.
• Datos de cuentas conectadas, si se usa la conexión bancaria (ver la sección 3).
• Registros de facturación y suscripción.
• Registros de referidos y de socios comerciales: el código de referido o de socio que usó una Firma y cuándo, y, en el caso de un socio comercial, su nombre, datos de contacto, el acuerdo de socio firmado (con la evidencia de esa firma), el estado de su Formulario W-9, sus comisiones y los registros de pago.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, información del dispositivo y del navegador, y registros de actividad y de seguridad.

Cargue documentos o conecte cuentas solo si está autorizado para compartirlos.

3. Cuentas financieras conectadas (Stripe Financial Connections)

Conectar una cuenta bancaria es opcional y solo está disponible donde la hayamos habilitado para un espacio de trabajo. Cuando se usa, la conexión se hace mediante Stripe Financial Connections, y usted inicia sesión con su banco o con Stripe. Nunca entrega a LedgerOnCue sus credenciales bancarias. Recibimos solo los datos que usted autoriza en la pantalla de consentimiento de Stripe, como datos de la cuenta, saldos y transacciones.

Usamos estos datos solo para llevar la contabilidad del negocio conectado: importar y clasificar transacciones, conciliar cuentas y preparar libros e informes. No los usamos para iniciar pagos, tomar decisiones de préstamo o de crédito, ni preparar informes de consumidores. No los vendemos, no los usamos para publicidad y no los compartimos con nadie que no sea nuestro personal o los proveedores que nos ayudan a prestar este servicio contable. No enviamos datos de cuentas conectadas a proveedores de inteligencia artificial salvo que ese uso se describa en la pantalla de consentimiento que usted acepta. Stripe también trata estos datos según sus propios términos y su política de privacidad.

Pagos de facturas (Stripe Connect). Si un negocio conecta su cuenta de Stripe para cobrar facturas, compartimos con Stripe los datos de la factura necesarios para crear la página de pago (nombre del negocio, número de factura, importe, moneda y, cuando se indican, el nombre y el correo del pagador). Recibimos de Stripe el identificador de la cuenta de Stripe del negocio y el estado de la conexión (incluido si puede aceptar pagos y si completó su configuración), y de cada pago sus identificadores de Stripe, el importe y el estado. No recibimos ni guardamos números de tarjeta ni de cuenta bancaria. Stripe trata los datos de pago según sus propios términos y su política de privacidad. El negocio responde de sus propios avisos a sus clientes.

4. Cómo usamos la información

Usamos la información para:

• prestar, mantener y proteger LedgerOnCue;
• extraer datos de los estados de cuenta cargados, sugerir y registrar categorías, conciliar cuentas y preparar libros e informes;
• gestionar los flujos de trabajo de las Firmas y sus clientes, incluidas las preguntas que una Firma envía a sus clientes;
• dar soporte, incluido nuestro asistente de soporte;
• gestionar suscripciones y facturación;
• detectar, investigar y prevenir errores, fraude y abusos;
• cumplir obligaciones legales.

Inteligencia artificial. Los estados de cuenta cargados y los detalles de las transacciones los procesan proveedores de IA contratados para extraer datos y sugerir categorías. Hoy estos proveedores son OpenAI (directamente o mediante Vercel AI Gateway) y, como respaldo, Anthropic. El texto que se escribe en el asistente de soporte lo procesa OpenAI mediante Vercel AI Gateway. El asistente está diseñado para bloquear textos que parezcan un SSN, un EIN, un número de cuenta, una contraseña o un código de seguridad. Los resultados de la IA pueden contener errores. Un profesional calificado debe revisar las categorías y los informes antes de usarlos en declaraciones de impuestos u otras decisiones importantes.

Conocimiento compartido de categorías. Para mejorar las sugerencias de categorías, LedgerOnCue usa las categorías que los negocios de la plataforma han aprobado para el mismo comercio. Lo que se comparte es el nombre normalizado del comercio y la cuenta estándar elegida. Una respuesta compartida solo se usa cuando negocios de al menos tres Firmas distintas de la suya han clasificado el mismo comercio, y al menos tres negocios, que suman como mínimo el 80 % de los votos, eligieron la misma cuenta. Cuando es posible, la respuesta proviene de negocios del mismo sector de actividad. Las respuestas compartidas nunca incluyen importes, fechas, documentos ni la identidad de ninguna Firma o negocio.

5. Quién puede ver o recibir la información

• Su Firma y su espacio de trabajo. Los integrantes autorizados de una Firma, y sus clientes, ven la información según los permisos que asigna la Firma.
• Nuestro personal. El personal autorizado de USProFin puede acceder a la información cuando lo necesite para operar, proteger y dar soporte al servicio. Puede leer los mensajes que usted nos envía por el chat de soporte.
• Referidos y socios comerciales. Cuando una Firma se une con el código de referido de otra Firma o con el código de un socio comercial, la Firma que la refirió o el socio ve el nombre de la Firma que se unió, cuándo se unió y, en el caso de los socios, su plan y el estado de la comisión. Nunca ven los clientes, la contabilidad, los documentos, los datos de pago ni los usuarios de la Firma.
• Proveedores de servicios. Usamos proveedores de alojamiento y base de datos (Vercel, Supabase), procesamiento de IA (OpenAI, Anthropic, Vercel AI Gateway), correo electrónico (Resend), mensajes de texto y de WhatsApp cuando estén habilitados (Twilio), conexión bancaria y pagos de facturas (Stripe), análisis antivirus de los archivos subidos en nuestro propio servidor alojado en Hetzner en Estados Unidos (los archivos se analizan en memoria y no se guardan) y procesamiento de pagos. Actúan según nuestras instrucciones y bajo contratos que limitan su uso de los datos.
• Razones legales y de seguridad. Podemos divulgar información cuando lo exija la ley o un proceso legal válido, o para proteger los derechos y la seguridad de los usuarios, del público o del servicio.
• Transmisiones de la empresa. Si nuestro negocio se vende o se reorganiza, la información, excepto los datos de cuentas conectadas, puede transmitirse con las debidas protecciones de confidencialidad, y esta política le seguirá aplicando.

No vendemos información personal. No la compartimos para publicidad dirigida ni para publicidad basada en su actividad en otros sitios.

6. Dónde se guarda la información y cómo se protege

Nuestra base de datos principal y el alojamiento de la aplicación están en Estados Unidos. Algunos proveedores pueden guardar respaldos, registros o datos de procesamiento en otros lugares, según sus propios contratos. Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas, entre ellas acceso por roles, autenticación multifactor para el acceso privilegiado, aislamiento de los espacios de trabajo entre Firmas, cifrado en tránsito y registros de auditoría. Ningún servicio en línea puede garantizar una seguridad absoluta. Si un incidente de seguridad afecta a su información, lo investigaremos y daremos los avisos que exijan la ley y nuestros contratos.

7. Conservación y eliminación

Conservamos la información mientras el espacio de trabajo de la Firma esté activo y, después, solo el tiempo necesario para prestar el servicio, mantener registros contables y de auditoría, cumplir obligaciones legales, resolver disputas y proteger la seguridad. Algunos registros deben conservarse incluso después de una solicitud de eliminación. En ese caso, le explicaremos el motivo.

La información del W-9 de proveedores y la información sensible o confidencial relacionada se conservan en la plataforma 12 meses desde su envío. Antes de que termine ese plazo, se avisa al pagador y a la Firma para que descarguen una copia completa para sus propios registros; las normas fiscales federales exigen al pagador conservarla 4 años. Al terminar el plazo, una persona autorizada de la Firma confirma la eliminación y se conserva un registro de ella.

También guardamos copias de respaldo cifradas, incluidas copias sin conexión bajo nuestro control. Estas copias se eliminan según un calendario de rotación.

Desconectar una cuenta bancaria detiene el envío de datos nuevos. No borra los datos ya importados a la contabilidad ni los que conserva Stripe. Para borrar esos datos, pídalo a nosotros o a su Firma, y enviaremos la solicitud a Stripe cuando sea necesario. También puede usar las opciones de desconexión y eliminación de Stripe Financial Connections, o escribir a privacy@stripe.com.

8. Sus opciones y solicitudes

Puede usar LedgerOnCue sin conectar una cuenta bancaria, cargando documentos en su lugar. Puede pedir acceso a su información, su corrección o su eliminación, o la desconexión de una cuenta bancaria, escribiendo a support@ledgeroncue.com. Si sus registros pertenecen al espacio de trabajo de una Firma, podemos enviar su solicitud a esa Firma. Es posible que tengamos que verificar su identidad y su autorización antes de actuar. Sus derechos dependen de la ley que le aplique. No le discriminaremos por presentar una solicitud.

9. Cookies

Usamos cookies y almacenamiento similar del navegador necesarios para iniciar sesión, la seguridad, las preferencias y el funcionamiento del servicio. No usamos cookies publicitarias. Si alguna vez añadimos análisis o seguimiento opcionales, primero actualizaremos esta política y pediremos su consentimiento cuando la ley lo exija.

10. Menores y usuarios fuera de Estados Unidos

LedgerOnCue está destinado a empresas, profesionales contables y sus usuarios adultos autorizados. No está pensado para menores de 18 años y no recopilamos a sabiendas su información. El servicio está diseñado para clientes en Estados Unidos.

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras funciones, nuestros proveedores o nuestras obligaciones legales. Cambiaremos la fecha de "Última actualización". Si los cambios son importantes, daremos un aviso adicional, por ejemplo en la aplicación o por correo electrónico.

12. Contacto

USProFin Systems LLC, 175 Fontainebleau Blvd, Suite 2G4, Miami, FL 33172, Estados Unidos · support@ledgeroncue.com